UITROL: Alle onderdelen op een rijtje
Een uitrol kan bestaan uit meerdere onderdelen. Er zijn onderdelen die in een andere volgorde kunnen worden uitgevoerd dan hieronder uiteen wordt gezet. Het is ook mogelijk dat wij extra services kunnen bieden, die hieronder niet worden genoemd. Wij zorgen in een gesprek met u als klant dat de uitrol op maat wordt gesneden aansluitend op uw wensen.
INVENTARISATIE
FEM Systems heeft zich ook gespecialiseerd in het inventariseren van uw hardware, maar ook van alle facilitaire zaken, zoals meubilair, type kamer, aantal werkplekken etc. Wij hebben hier veel ervaring mee en kunnen zeer efficiënt, snel en nauwkeurig alle hardware in kaart brengen. Belangrijkste blijft het opstellen van wat er geïnventariseerd dient te worden. Dit uitgangspunt bepaalt al voor een groot deel het succes van de inventarisatie. Vele kenmerken van een apparaat kunnen geïnventariseerd worden, zoals:
– Serienummer
– Type en model
– ID-tag van uw organisatie (sticker met bijvoorbeeld een barcode)
– Naam van organisatie of afdeling
– Locatie
– Aangesloten randapparatuur
– Gebruiker van apparaat
– Aantal inch van een monitor
– Geïnstalleerde software
– Netwerkconnectiviteit
– Status (in productie, op voorraad, los op de grond, defect, etc.)
– Bijzonderheden/afwijkingen
– Etc.
Wij maken gebruik van inventarisatieteams, die met mobiele devices alles in kaart brengen. Wat gescand kan worden, wordt door middel van scanapparaten in Excel ingescand om de betrouwbaarheid te vergroten. Er worden door FEM Systems meerdere maatregelen genomen om handmatig typewerk zoveel mogelijk te voorkomen.
FEM Systems voert deze werkzaamheden ook uit bij organisaties die in een fusietraject zitten. Welke hardware wordt nu precies overgenomen? Klopt de database van de andere organisatie wel? Tijdens deze inventarisatie van de bestaande hardware is het tevens mogelijk om alle aangetroffen hardware direct van een nieuwe ID-tag (bijvoorbeeld sticker met logo en/of barcode) te voorzien. Op die manier wordt niet alleen alles geïnventariseerd, maar is alles ook direct van nieuwe kenmerken en nummers voorzien.
De werkzaamheden kunnen zowel overdag als in de avonden en in de weekenden uitgevoerd worden.
PROJECTMANAGEMENT EN ADVISERING
FEM Systems biedt transformatie- en transitiemanagers, projectleiders, projectmanagers, adviseurs en senior ICT-coördinatoren aan op het gebied van ICT. Wij beschikken over geruime ervaring omdat wij al sinds 1986 werkzaam zijn in deze bedrijfstak. Groot voordeel is, dat naast onze medewerkers ook het management altijd een rol heeft in onze uitrolprojecten. Ook zij lopen regelmatig mee in de avonden of in de weekenden, zodat zij volledig op de hoogte zijn en blijven van alle operationele zaken. Een goede projectleider, manager of moet volgens onze visie ook af en toe op de andere niveaus werken. Op die manier groeit hun ervaring en expertise nog meer. Door deze ervaringen is het voor hen gemakkelijker om een project in te plannen, u van correcte en realistische adviezen te kunnen voorzien en om de verschillende activiteiten in de projectplannen op te kunnen nemen.
Omdat er nogal veel definities bestaan van de verschillende titels, hebben wij deze voor het gemak globaal gedefinieerd:
– Transformatie- en transitiemanagers: deze managers kunt u zien als een neutrale laag tussen u en uw klant in. Doordat zij beide partijen kunnen adviseren, beide partijen kunnen vertegenwoordigen en een neutrale positie innemen, voorkomt u dat u een ingewikkelde transformatie- en/of transitie afsluit met ruzie met uw klant of partner. In de praktijk blijkt vaak dat twee partijen in het begin wel afspraken hebben gemaakt over hoe alles te gaan inrichten, maar dat er (1) veel onderdelen vergeten worden of onvoldoende bindend worden afgesproken en afgebakend en (2) dat er tijdens en na de transformatie/transitie ruzie ontstaat omdat partijen naar elkaar gaan wijzen. Onze managers hebben al vele transformaties en transities succesvol bijgestaan en/of geleid en kunnen zich beroepen op veel ervaring. Mocht u interesse hebben, dan kunnen wij een afspraak met u inplannen om de verschillende mogelijkheden te bespreken.
– Projectleider: verantwoordelijkheid over het project als geheel en fungeert als contactpersoon tussen de teamleden van het project en de klant/opdrachtgever;
– Projectmanager of Programma manager: verantwoordelijkheid over projectleider(s) en fungeert als tussenpersoon tussen projectleider(s), management, directieleden en transitie- en transformatiemanagers en dergelijke; maakt de tussentijdse rapportages en de eindevaluatie op;
– Adviseur: adviseert de klant hoe de ICT in te richten, hoe het project uit te voeren, welke middelen aangeschaft dienen te worden, welke randvoorwaarden er zijn, etc. De adviseur stelt wel de adviesrapportages op en zit bij de meeste vergaderingen van het team en overlegt tussen opdrachtgevers en –nemers. De adviseur neemt niet zelf actief deel aan de uitvoering van het project, maar richt zich voornamelijk op de voorbereidingen;
– Senior ICT-coördinator: verantwoordelijk voor de daadwerkelijke uitvoering van de uitrol. De coördinator neemt ook de logistieke activiteiten voor zijn rekening en stuurt de uitrol teams aan. Tevens bestaat er de mogelijkheid om de coördinator de nazorg te laten coördineren;
Voor de transformatie- en/of transitiemanagers maken wij gebruik van een vaste partner. Deze partner heeft ook een hele lange geschiedenis in de ICT en heeft daarnaast ook veel ervaring op het gebied van transformaties en transities gedurende de jaren. Groot voordeel is, dat wij altijd de regie over deze medewerkers voeren, zodat u ons als vaste contact- en contractpartij kunt benaderen en kunt aanspreken. De kwaliteit en het serviceniveau is voor ons namelijk zeer belangrijk en om die reden willen wij de eindverantwoordelijkheid houden.
IN- EN VERKOOPPROCES
FEM Systems beschikt over een uitgebreid netwerk van leveranciers en is hierdoor in staat om flexibel voor u zowel nieuwe hardware in te kopen als oude hardware te verkopen. Ook als u op zoek bent naar hardware die elders moeilijk te krijgen is, weet FEM Systems deze nog vaak voor u te vinden. Het in- en verkopen kan daarnaast gecombineerd worden met andere diensten en services. Door gebruik te maken van een combinatie van FEM Systems bent u in staat om als totaalpakket minder uit te geven, waardoor u minder aanspraak hoeft te maken op uw IT budget.
WAARDEBEPALING GEBRUIKTE HARDWARE
FEM Systems kan bij u langskomen om de restwaarde van uw gebruikte hardware te bepalen. Het kan zijn dat de hardware geen restwaarde meer vertegenwoordigd, omdat de apparatuur te verouderd of defect is. In dat geval zal FEM Systems met u overleg plegen over de kosten van het afvoeren van de apparatuur. Deze kosten zijn weer afhankelijk van of u gebruik maakt van andere diensten. De afgevoerde hardware zonder restwaarde zal milieuvriendelijk worden verwerkt door een organisatie die de apparatuur zal recyclen. FEM Systems heeft hier een gecertificeerde partner voor. Vertegenwoordigt de hardware nog wel een restwaarde, dan zal FEM Systems u een passende prijs betalen of een korting kunnen geven op het afnemen van andere diensten en services of producten.
OPSLAG HARDWARE
FEM Systems beschikt over magazijnruimte in Nieuw-Vennep, vlakbij Schiphol en alle centrale toegangswegen. Tijdens de uitvoering van het project kunt u uw hardware tijdelijk veilig opslaan bij ons. Dit voorkomt dat grote partijen uw eigen bewegingsvrijheid in uw pand beperken. Tevens bestaat er de mogelijkheid om uw hardware door uw eigen leverancier/fabrikant bij ons te laten bezorgen. Uiteraard blijft de hardware uw bezit tijdens deze tijdelijke opslag en zullen alle pallets duidelijk van uw kenmerken worden voorzien. De magazijnruimte is volgens de meest strenge beveiligingseisen van de verzekeraar ingericht.
ONTVANGST, CONTROLE EN UITPAKKEN
De goederen die bij FEM Systems worden afgeleverd, nemen wij in ontvangst en wij controleren of uw zending overeenkomt met uw bestelling. Het controleren van de goederen kan gevolgd worden door het uitpakken van de hardware. Indien er geen aanvullende eisen zijn, worden de uitgepakte goederen direct gereed gemaakt voor transport. Het uitpakken van de goederen uit hun beschermende verpakkingen betekent echter niet dat zij niet veilig vervoerd kunnen worden. Wij pakken de apparatuur op dusdanige wijze in, dat de apparatuur efficiënter vervoerd kan worden. U zult geen last hebben van overbodige verpakkingsmaterialen zoals het vele piepschuim dat altijd overblijft na het uitpakken. Het verpakkingsmateriaal en eventuele overbodige accessoires zullen op milieuvriendelijke wijze worden verwerkt via onze vaste partner op dit gebied.
SOFTWARE EN CONFIGUREREN
FEM Systems is geen specialist in het ontwikkelen van software en houdt zich hier dan ook niet mee bezig. Wat wij wel voor u kunnen doen is uw geselecteerde software op uw hardware installeren. Deze installatie kan bijvoorbeeld bestaan uit het imagen van de systemen. Het installatieproces kan zowel worden uitgevoerd bij FEM Systems zelf als ter plekke in uw organisatie. Wij passen dit installatieproces aan uw wensen aan. Indien er na de installatie van uw image andere softwarematige aanpassingen op de desktop moeten worden gedaan, kunnen wij dit uiteraard ook voor u uitvoeren.
Daarnaast kunnen wij alle hardware volgens uw specifieke wensen configureren. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit het instellen van een BIOS wachtwoord of het aanpassen van de standaard fabrieksinstellingen setup menu of het inventariseren van het UUID-nummer en deze linken aan de ID-sticker.
TRANSPORT OP AFROEP
FEM Systems kan het transport regelen voor u naar elke gewenste locatie. Op het moment dat u bijvoorbeeld uw nieuwe hardware bij ons heeft laten bezorgen, uit laten pakken en van software heeft laten voorzien, kunnen wij de apparatuur naar één locatie of naar meerdere locaties transporteren. De bezorging kan in verschillende partijen, op verschillende momenten en op verschillende locaties worden uitgevoerd door ons. U bepaalt het moment en de condities waaronder het transport dient te geschieden. Wij bezorgen daarbij de apparatuur niet alleen tot aan de deur, maar kunnen deze ook direct in uw magazijn plaatsen op één van uw locaties. Wilt u de hardware laten installeren op de werkplek, dan bestaan daar ook voldoende mogelijkheden voor. Laat ons gerust weten wat uw wensen zijn.
INSTALLEREN HARDWARE
De installatie van de hardware doet FEM Systems op elke werkplek binnen Nederland. Wij hebben de beschikking over de middelen om niet alleen de hardware te prepareren volgens uw wensen, maar kunnen zelfs op tijdstippen installeren waarop uw medewerkers niet aanwezig zijn. Wij werken zowel in de avonden als in de weekenden. Wij zijn een organisatie die een goede planning kan maken en de installatie snel en nauwkeurig zal laten verlopen zonder uw medewerkers langdurig te onderbreken in hun werkzaamheden. Het leveren van nazorg valt ook onder deze mogelijkheden.
VERHUIZINGEN
Een uitrol project kan ook te maken hebben met verhuizingen van bestaande werkplekken. FEM Systems voert ook verhuizingen uit. Soms in samenspraak en in samenwerking met uw verhuisbedrijf. Vraag naar de mogelijkheden.
AFVOEREN GEBRUIKTE HARDWARE
Uw organisatie heeft nieuwe hardware gekocht en de vervangen hardware is overbodig geworden. FEM Systems kan met u een regeling treffen om deze hardware af te voeren. De kosten van dit afvoeren zijn afhankelijk van twee aspecten: de waarde van de hardware en het afnemen van andere diensten en services van FEM Systems.
Allereerst kunnen wij bij uw organisatie langs komen om de waarde van de gebruikte hardware vast te stellen. Indien de hardware te oud is, worden er kosten in rekening gebracht voor het afvoeren. Maar als blijkt dat de hardware nog wel een waarde vertegenwoordigd, levert dat uw organisatie direct geld op. Bedenk daarbij goed: hardware opgeslagen in het magazijn veroudert snel en levert niets op. Hierbij geldt het principe dat hoe sneller u een beslissing neemt, des te meer waarde de hardware nog heeft. En dit geld kunt u vervolgens weer goed gebruiken om nieuwe aanbestedingen te doen! Laten ophalen zorgt er niet alleen voor dat u weer over extra kantoor- of magazijnruimte beschikt, maar levert uw organisatie ook nog eens geld op.
De kosten van het afvoeren kunnen daarnaast afhangen van een tweede aspect. Indien het afvoeren van de hardware gecombineerd wordt met het afnemen van andere diensten of services van FEM Systems, kan het afvoeren helemaal gratis zijn indien de hardware geen waarde meer vertegenwoordigd. Uiteraard blijft het aanbod om geld te bieden voor uw vervangen hardware ook in deze situatie geldig.
Kortom: met FEM Systems valt goed te onderhandelen! Neemt u gerust telefonisch contact met ons op en bespreek de mogelijkheden.
VERNIETIGEN DATA EN KENMERKEN
Steeds meer organisaties komen negatief in het nieuws, omdat vertrouwelijke gegevens nog zijn achtergebleven op de ICT-apparatuur. FEM Systems staat synoniem voor vertrouwen. Wij zorgen ervoor dat alle informatie die op uw hardware staat grondig en professioneel wordt verwijderd. FEM Systems heeft ervaring met het verwijderen van de bestanden van vele overheidsinstanties en grote commerciële bedrijven en kan u garanderen dat uw vertrouwelijke informatie definitief zal worden verwijderd. Wij maken gebruik van meerdere softwarepakketten en zijn hiervan preferred partner om data en hele schijven te vernietigen.
Wij beseffen dat ICT-gebruikers in uw organisatie sommige bestanden graag zouden willen behouden. FEM Systems kan ervoor zorgen dat de bestanden op de vervangen systemen worden overgezet op de nieuwe hardware. Dit voorkomt de situatie dat gebruikers belangrijke documenten kwijt raken. FEM Systems kan zelfs met u afspraken maken over hoe lang gewacht moet worden, voordat de bestanden op uw gebruikte systemen voorgoed worden verwijderd. Dus zelfs als de hardware uw organisatie al heeft verlaten, kunnen gebruikers nog een beroep doen op onze service.
BEVEILIGING DATA MOBIELE TELEFOONS
Al sinds informatie opgeslagen kan worden op hardware, zijn er schandalen in de media terecht gekomen over vertrouwelijke informatie die op straat is terecht gekomen.
FEM Systems heeft onder het kopje “Vernietigen data en kenmerken” [link invoegen direct naar dit tabblad] al uitgelegd hoe wij omgaan met de desktops, laptops en tablets. Hoewel wij geen telefoons uitrollen, kunnen wij echter wel een zeer belangrijke dienst aanbieden op het gebied van veiligheid. Wij kunnen als preferred partner speciale software van Blancco installeren op elk mobiele device zoals een smartphone of tablet (zoals de iPhone, iPad, Galaxy, Samsung). Na de installatie van deze software, is het voor ons mogelijk om het apparaat op afstand te laten wipen. Dit betekent dat wij in geval van nood of op uw verzoek (diefstal, verlies, hergebruik van apparaat door andere gebruiker) op afstand alle data op het apparaat kunnen vernietigen. En het allermooiste is, dat wij niet het besturingssysteem van het apparaat aantasten. Hierdoor is alle data vernietigd, maar kan het toestel na het wipen nog wel worden gebruikt door bijvoorbeeld een nieuwe collega.
Indien de telefoon is gestolen, bent u wel het toestel kwijt, maar weet u in ieder geval wel zeker dat er geen vertrouwelijke informatie meer opstaat van uw klant of gebruiker. Daarnaast kan het bijvoorbeeld ook ideaal zijn voor het kunnen hergebruiken van een toestel. Stel: u heeft 15 iPads aangeschaft. Twee gebruikers hebben de iPad na een bepaalde periode niet meer nodig (ontslag, andere baan of functie): wij kunnen alle data eerst vernietigen, waarna u deze twee iPads gewoon weer kunt uitreiken aan 2 andere gebruikers, zonder dat u bang hoeft te zijn dat deze nieuwe gebruikers nog gegevens of data van de vorige gebruiker kunnen inzien (denk daarbij aan e-mail, losse bestanden die lokaal zijn opgeslagen, internetgeschiedenis, etc.).
Vraagt u ons naar de mogelijkheden.
MOBIELE DEVICES
Door alle ontwikkelingen in de maatschappij, is er tegenwoordig meer gebruik van mobiele devices dan ooit. Laptops/notebooks, tablets of iPads. De mobiele apparaten rollen wij uit op verschillende manieren zoals:
– We richten een balie in waar medewerkers hun oude exemplaar kunnen inwisselen voor een nieuw exemplaar; Het volledige administratieve proces wordt door ons uit handen genomen. Hetzij door gebruik te maken van uw CMDB database voor u te gebruiken en bij te werken, anderzijds door de gegevens voor u op te slaan en over te dragen, zodat u deze zelf kunt verwerken.
– We organiseren bijeenkomsten, waarbij wij bijvoorbeeld 15 tot 20 gebruikers in een vergaderzaal laten samenkomen om een volledige begeleiding te krijgen. Deze begeleiding kan bestaan uit het uitleggen van hoe het mobiele device werkt (waar zitten alle knoppen en functies), hoe de nieuwe programmatuur gebruikt dient te worden (nieuw Officepakket, nieuw besturingssysteem, nieuwe applicaties) en persoonlijke begeleiding bij vragen. Hierbij kan bijvoorbeeld ook ondersteuning worden gegeven bij het overzetten van lokale data of het koppelen van de netwerkschijven. Bij een uitrol waarbij ook de account wordt gemigreerd, kunnen wij tevens alle gebruikers goed laten controleren of alles correct werkt. Er kunnen eventueel ook mobiele telefoons, extra accessoires en/of SIM-kaarten voor UMTS worden uitgereikt. En dit alles wordt volledig administratief verwerkt: alle gebruikers dienen zowel voor het inleveren van de oude als het verkrijgen van de nieuwe hardware te tekenen. Deze gebruikersverklaringen worden vervolgens weer aan u als opdrachtgever overhandigd. Eventueel kunt u ook gebruik maken van de optie om de verklaringen door ons te laten inscannen, zodat u deze digitaal geleverd kunt krijgen.
Uiteraard kunt u als opdrachtgever meer wensen kenbaar maken: wij gaan graag een uitdaging aan!
HANDLEIDINGEN, OPLEIDINGEN, PRESENTATIES
Bij de uitrol van hardware en software komt het regelmatig voor, dat uw klanten of gebruikers geconfronteerd worden met vernieuwingen. Om uw klanten of gebruikers hiermee vertrouwd te laten raken, zijn er een drietal opties die FEM Systems kan bieden:
1. Wij kunnen samen met u handleidingen, brochures of flyers opstellen: hierin kunnen wij opnemen welke vernieuwingen er voor de gebruiker zijn, hoe de gebruiker hiermee uit de voeten kan en waar de gebruiker nog meer informatie over kan vinden. Deze handleidingen/brochures/flyers kunnen persoonlijk overhandigd worden, digitaal worden opgestuurd of na een uitrol op het toetsenbord worden gelegd.
2. Wij verzorgen ook opleidingen die specifiek gericht zijn op de vernieuwingen.
3. Het geven van presentaties voor groepen gebruikers die bijvoorbeeld een nieuwe laptop ontvangen, behoort ook tot de mogelijkheden. In deze presentatie (vaak gecombineerd met een opleiding) worden gebruikers wegwijs gemaakt met bijvoorbeeld de nieuwe knoppen op de laptop en wordt hen de nieuwe software uitgelegd. Gebruikers zijn dus direct op de hoogte. Door het te combineren met een interactief opleidingsgedeelte hebben zij ook nog de mogelijkheid om te kunnen oefenen voordat zij de zaal verlaten.
FEM Systems heeft hier al veel ervaring mee. Vraag gerust naar de mogelijkheden.
MARKETING EN ENQUÊTES
Wij kunnen tijdens de uitrol ook direct een marketingactie voor u uitvoeren. Het achterlaten van gadgets, het uitreiken van brieven met inhoud of het uitdelen van flyers kunnen wij op uw verzoek combineren met de uitrol.
Daarnaast zijn wij ook in staat om een enquête voor u te verzorgen, zowel voor, tijdens als na het uitrol project. Op die manier kunt u op het gebied van ICT direct diverse metingen doen binnen uw organisatie.
DETACHERING
Het is ook mogelijk om ICT-medewerkers van FEM Systems in uw organisatie te detacheren. U kunt bij FEM terecht voor zowel administratieve personeelsleden als voor projectmatige medewerkers. Veel klanten hebben de behoefte om een medewerker van FEM in te huren voor bijvoorbeeld de werkzaamheden die nodig zijn ter voorbereiding van diverse uitrolprojecten, waarbij langdurig contact met diverse interne medewerkers en/of klanten vereist is. Door deze medewerker te detacheren, wordt het gemakkelijker om eigen taken aan deze medewerker uit te besteden. Hij of zij werkt immers voor u en kan full time door u ingezet worden, waardoor u zich kunt richten op andere belangrijke zaken die u niet wilt uitbesteden.
Andere klanten willen graag gebruik maken van administratieve werknemers om bijvoorbeeld de CMDB bij te houden voor uw organisatie. Ook detachering van dit type medewerkers is mogelijk.
GOEDE DOELEN
FEM Systems is een commerciële organisatie, maar neemt ook zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid. Goede doelen komen steeds vaker in een kwaad daglicht te staan, doordat geldelijke giften voor een groot deel niet bij de mensen terecht komen waar de giften in eerste instantie voor bedoeld zijn. Om die reden legt FEM Systems niet de nadruk op het bestrijden van het gevolg van een situatie, maar op de oorzaak. Door ICT-apparatuur te schenken aan goed opgezette en doordachte projecten, worden mensen gestimuleerd om zichzelf te ontwikkelen. Op die manier kunnen zij hun eigen toekomst bepalen en kunnen zij zelf de gevolgen beïnvloeden.
FEM Systems vindt het belangrijk om u als klant de mogelijkheid te bieden om via FEM Systems ook uw maatschappelijke bijdrage te laten leveren. Om die reden bieden wij u de mogelijkheid om zelf projecten aan te dragen. U kunt uw voorstel via het formulier in het keuzemenu kenbaar maken. Wij maken u erop attent dat wij alleen voorstellen van klanten van FEM Systems in overweging nemen, aangezien wij het aantal projecten willen beperken. Wij maken zelf geen reclame over de door ons gesteunde doelen, omdat wij het belangeloos willen uitvoeren. Uiteraard krijgen de klanten natuurlijk wel te horen hoe alles verloopt.